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APROVAÇÃO DE FATURAS

A Solução para a sua Empresa

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Aprovação de Faturas

Numa plataforma Web digitalizamos as faturas dos seus fornecedores, configuramos o fluxo das aprovações, ativamos alertas por mail e encaminhamos aprovações paradas, consultamos a auditoria do processo de aprovação e visualizamos indicadores como o total faturado no mês corrente ou o previsto para o próximo mês.

Isto para garantir a sustentabilidade financeira e a incrementar a previsibilidade no seu negócio.

O que resolvemos?

  • Aprovar um numero ilimitado de faturas
  • Cada aprovador indica o próximo (Adhoc) ou a sequência de aprovadores está definida à partida (pré-definido)
  • Aprovação por grupos ou por aprovadores individuais
  • Os aprovadores podem estar na empresa ou fora do país
  • A aprovação pode ser feita no computador, no PDA, no table, no Iphone ou noutro dispositivo ligado à Internet
  • Sem limite no numero de participantes na aprovação de uma fatura
  • Aprovação de uma fatura por múltiplos grupos de aprovadores, com diferentes valores (ver exemplo ao lado, nesta página)
  • Os aprovadores vêm o documento e confirmam o valor que estão a aprovar (podem ser diferentes)
  • O procedimento de aprovação pode ser suspenso por um utilizador (aguardar a resolução de litigio)
  • O sistema envia mail todos os dias informando cada utilizador dos documentos que ainda tem para aprovar
  • O sistema controla o numero de dias definido para aprovar a fatura e avisa o utilizador
  • Todas as aprovações e dados são guardados e podem ser consultados
  • O estado do processo de aprovação é controlado e é usado para a leitura dos indicadores
  • Pode saber a cada momento com quem está a aprovação de cada fatura

Lista de Principais Funcionalidades

  • Digitalização das faturas no Browser
  • Leitura de código de barras da fatura
  • Controlo da numeração dos documentos (com impressão de dados de entrada no documento)
  • Possibilidade de leitura da informação contida na fatura para integração com o ERP
  • Arranque automático da aprovação
  • Arranque manual da aprovação
  • Multiplas aprovações para uma fatura
  • Acesso ao documento original (imagem da fatura) para visualizar e adicionar notas na imagem
  • Possibilidade de devolver o documento ou de parar a aprovação (depende do perfil do utilizador)
  • Aprovação em nome de outro colaborador
  • Paragem de aprovações em execução/recuperação de erros de aprovação
  • Integração com o ERP (enviar valores aprovados e dados da fatura para registo no ERP)
  • Relatório da execução da aprovação
  • Pesquisas sobre os dados da aprovação e sobre as aprovações já executadas ou execução
  • Definição de alertas, envio de mails ou encaminhamentos automáticos
  • Componente com indicadores de desempenho:
    • Valor previsto de faturação para o mês corrente (com detalhe das faturas)
    • Valor de Faturas aprovado (com detalhe das faturas)
    • Valor de Faturas por aprovar (com detalhe das faturas)
    • Comparação com mês anterior ou com qualquer período anterior

Como elemento diferenciador, pode ligar integrar esta solução com IBM Filenet, a gestão documental da Advantis ou com o seu Portal Sharepoint (para citar alguns exemplos).

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Aprovação de Fatura – 2.o (sem componente Gestão Documental). Os campos visiveis são parametrizados à medida do cliente, bem como as cores e a apresentação.

Exemplo de Aprovação parcial de Faturas

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Empresa: se a solução estiver a ser utilizada por multiplas empresas, indicar a empresa

Fluxo: grupo que vai aprovar (se for uma aprovação com fluxo pré-definido). Por fluxo, devemos entender uma unidade agregadora (uma obra, um projeto, uma encomenda, uma equipa)

Utilizador Arranque: se a aprovação é Adhoc (cada utilizador indica o próximo a aprovar)

Documento N.º: numero da fatura

Valor a aprovar: valor que deverá ser aprovado

Cada vez que o botão Iniciar é pressionado, é iniciado mais um fluxo de aprovação. Desta forma, uma fatura de, por exemplo, 3500 euros pode ser enviada para aprovação por diferentes grupos, com diferentes valores.

O estado da fatura só é mudado para Aprovada quando todos os fluxos estão concluídos.

Fatura

Aprovação de Fatura, integrando com IBM Filenet. Os campos visiveis são parametrizados à medida do cliente.

Quando o estado da fatura é alterado (como resultado do fluxo de aprovação), as propriedades do documento no Filenet também são alteradas (integrados).

Indicadores

Dashboard com indicadores sobre valores a serem faturados no mês corrente, com distinção entre faturas já aprovadas, por aprovar, pagas, a pagamento,organizadas por fornecedor e com funcionalidade drill-down (clicando na imagem vemos as faturas que contribuem para o valor).

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