Documentos

PROCESS MANAGEMENT

Gestão de Reuniões

Gestão Documental

Gestão Documental

Gestão Documental

Sistema de arquivo digital que proporciona os serviços necessários para a conversão, partilha, pesquisa e visualização dos documentos eletrónicos. Facilita os processos de negócio, agiliza e uniformiza sistemas e procedimentos, desde a digitalização, aquando a recepção dos documentos em papel, até ao final do processo, gerido por um workflow que especifica o circuito de avaliações/ponderações previstas para o tipo de documento.

A aplicação assenta sobre plataformas open-source, diminuindo o impacto de licenciamento.

Vantagens

  • Rapidez e Segurança no acesso aos Documentos
  • Aumento de Produtividade.
  • Redução de Tempo, Papel e Cópias
  • Simples de utilizar e de adaptar às necessidades específicas da sua organização.

Principais características

  • Estruturado: Disponibiliza uma estrutura de Pastas, Processos e Separadores, sem limites;
  • Pré-Configurado: Permite a configuração de conteúdos (valores automáticos), mensagens e ciclos de vida;
  • Pesquisa Avançada de Documentos e Processos por diferentes classificadores, prazos e conteudo de ficheiros, entre outros;
  • Pesquisa de Processos por tipo, estado, número, texto e datas, entre outros ;
  • Normalização de todos os tipos de documentos da empresa
  • Uniformização de processos;
  • Indexa os documentos e processos, atribuíndo-lhe uma numeração estruturada e parametrizável;
  • Facilitador de ações: em cada etapa do workflow as ações são disponibilizadas com texto, destinatários e limites pré-definidos;
  • Controla os tempos de execução das tarefas;
  • Comunica atrasos e novas tarefas aos destinatários e responsáveis;
  • Envia Mensagens/Tarefas internas entre utilizadores do sistema;
  • Encaminha um documento ou processo para um ou mais utilizadores e/ou Grupos de utilizadores;
  • Da Conhecimento do documento a um ou mais utilizadores e/ou Grupos de utilizadores;
  • Carimba o documento fisico com dados de sistema, como numero, data, utilizador;
  • Digitalização de documentos fisícos para ficheiros pdf associados ao documento digital;
  • Associação de ficheiros com diferentes formatos ao documento, por selecção ou arraste;
  • Versionamento de ficheiros;
  • Auditoria de todos as entidades do sistema, quem e quando criou ou actualizou;
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